Perencanaan SDM

1. Pengertian

                Perencanaan SDM adalah proses untuk menentukan jumlah dan jenis manusia yang dibutuhkan organisasi atau perusahaan dalam waktu dan tempat yang tepat serta melakukan tugas sesuai yg diharapkan.

2. Aspek-aspek pokok pada perencanaan SDM :

1. Sistematis dan merupakan proses yang disadari dan terencana, bukan sesuatu yang terjadi tiba-tiba.
2. Proses terus menerus karena organisasi,tujuan, dan lingkungan yang selalu berubah.
3. Tujuan jangka pendek dan jangka panjang dengan penekanan jangka panjang.
4. Berhubungan dengan integral dengan proses perencanaan perubahan.

e. Persyaratan SDM harus dinilai dari sudut kualitas dan kuantitas.

6. Sumber-sumber daya harus memenuhi persyaratan demi keefektifan organisasi.

3. Pentingnya perencanaan SDM

1. Kepentingan individu tenaga kerja

1).  Bagaimana pengembangan jenjang karir

2). Kemampuan yang harus dimiliki untuk memungkinkan dirinya menduduki suatu jabatan.

3). Kapan waktu yang terbaik  untuk bisa menjangkau dan menduduki karir tersebut.

2. Kepentingan organisasi, dengan perencanaan SDM :

1). Dapat membantu pimpinan perusahaan dalam upaya untuk meningkatkan efisiensi SDM.

2).  Dapat menciptakan efisiensi penggunaan SDM secara cermat.

3). Dapat menarik SDM yang benar-benar dibutuhkan pada waktu yang tepat sehingga akan mendukung efisiensi dan efektivitas.

c.  Kepentingan Nasional, Perencanaan SDM akan penting bagi masyarakat karena merupakan sistem yang akan diikuti dalam seleksi dan penarikan tenaga kerja. Dan perusahaan akan membutuhkan SDM yang mengikuti ketentuan yang berlaku secara nasional sehingga akan mampu bersaing dengan negara-negara lain.

4. Manfaat perencanaan SDM

1. Untuk memenuhi tuntutan persyaratan jabatan.
2. Untuk mempertahankan jumlah tenaga kerja yang cukup.
3. Dapat menggunakan SDM yang telah ada secara optimal.
4. Melakukan pengadaan tenaga kerja baru secara ekonomis.
5. Dapat memenuhi kriteria SDM dan mengantisipasi perubahan tuntutan kerja.
6. Lanjutan
7. f. Dapat mengontrol biaya.
8. g. Mengembangkan informasi dasar SDM.
9. h. Dapat digunakan sebagai acuan  untuk menyusun program pengembangan SDM.
10. i.  Dapat meningkatkan produktivitas tenaga kerja.

5. Proses perencanaan SDM

1. Meramalkan kebutuhan SDM

1).  Perencaan untuk status quo.  Pola ini tepat digunakan apabila pendekatan dengan anggapan persedian tenaga kerja cukup.

2). Petunjuk praktis. Misalnya satu orang pengawas membawahi 10 orang karyawan.

3). Metode delphi. Dengan membuat ramalan jangka panjang.

4).  Skenario. Dengan skenario memungkinkan para perencana mempertimbangkan beberapa faktor untuk keadaan tertentu.

5). Peramalan unit. Peramalan unit hanya membutuhkan manajer/supervisor.

6). Simulasi komputer.

2. Meramalkan SDM yang tersedia.

                Perkiraan jumlah kualitas SDM yang diharapkan harus sesuai dengan kebutuhan yang akan datang, didasari dengan perkiraan yang cermat tentang SDM yang sudah ada.

c. Membandingkan kebutuhan dan persediaan SDM.

1).  Permintaan sama dengan kebutuhan  , berarti tidak ada kegiatan penambahan atau pengurangan SDM.

2).  Kekurangan SD, berarti harus memikirkan strategi untuk memenuhi kekurangan tersebut.

3). Kelebihan SDM, berarti perusahaan harus memikirkan strategi untuk mengurangi kelebihan SDM tersebut.

d.Merencanakan kebijakan dan program

1).merencanakan kekurangan SDM.

a)      memindahkan tenaga kerja kejabatan yang         kekurangan tenaga kerja.

b)      Melatih tenaga kerja untuk di promosikan kejabatan yang kekurangan tenaga kerja.

c)       Memerintahkan tenaga kerja untuk kerja lembur.

d)      Meningkatkan produktivitas.

e)      Memperkerjakan tenaga kerja dengan bekerja tidak penuh.

f).memperkerjakan tenaga kerja dengan bekerja penuh untuk sementara waktu.

g).memperkerjakan tenaga kerja dengan bekerja penuh untuk selamanya.

2).merencanakan kelebihan SDM.

a)      Memindahkan tenaga kerja dengan tidak perlu mencari penggantinya.

b)      Mengurangi jumlah jam kerja .

c)       c) Mengadakan pembagian kerja.

d)      d) Mengurangi dan tidak memberikan kenaikan upah.

e)      e) Melatih tenaga kerja.

f)       f) Mengadakan pemutusan sementara.

g)      g) Memberhentikan tenaga kerja untuk sementara waktu.

h)      h) Memberhentikan tenaga kerja selamanya.

3). Menilai alternatif-alternatif

a)      Banyakya kekurangan dan kelebihan SDM yang di perkirakan.

b)      Lamaya waktu perubahan permintaan yang di perkirakan.

c)       Lamaya waktu yang di perlukan untuk perusahaan sebelum terjadi kekurangan atau kelebihan SDM.

d)      e. Menilai keefektifan perencanaan SDM.

e)                                      Menilai perencanaan SDM dari segi biaya dan keuntungan agak sulit mengukurnya. Perencanaan SDM berusaha meramalkan kebutuhan akan SDM, maka ukuran keefektifan perencanaan adalah betapa baiknya kebutuhan akan SDM di perkirakan dapat di penuhi.

6. Menentukan jumlah SDM

1. Peramalan kebutuhan

Gamar1

b. Analisis beban kerja (work load analysis)

                Analisis beban kerja adalah penentuan jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

                Jumlah beban kerja periode tertentu

                WLA = ------------------------------------------------------- x  1 orang

                     Jumlah jam kerja seorang tenaga kerja

Atau

Volume pekerjaan (jam)

WLA = ----------------------------------------- x 1 orang

Standar prestasi (jam)

                Untuk menetapkan standar beban kerja diadakan penelitian dengan menghitung waktu dari beberapa unsur pokok yang mengandung gerakan-gerakan penting yang disebut lingkaran kerja. Dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dapat dibagi menjadi 4 waktu, yaitu :

1. Waktu yang diperlukan yang bisanya pekerjaan bersifat berulang-ulang yang disebut waktu lingkaran (Cycle time).

2. Waktu yang dipergunakan dalam kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan proses produksi disebut bukan waktu lingkaran (non cycle time).

3. Waktu yang digunakan untuk menghilangkan kelelahan (fatique time)

4. Waktu yang digunakan untuk keperluan pribadi (personal time)

Contoh 1,

                Misalnya waktu lingkaran ditetapkan selama 4.000 jam kerja. Apabila waktu bukan lingkaran ditetapkan 40%, waktu kelelahan 20% dan waktu keperluan pribadi 20% maka jumlah waktu yang diperlukan menyelesaikan pekerjaan itu adalah : (4.000+1.600+800+800)jam = 7.200 jam kerja.

                Apabila pekerjaan tsb harus diselesaikan dalam waktu satu bulan atau rata-rata 20 hari kerja , sedangkan SDM dalam satu hari ditetapkan bekerja 8 jam kerja, maka untuk menyelesaikan pekerjaan tsb dibutuhkan waktu :

       7.200

       ------- x 1 orang = 45 orang

       8x20

c. Analisis tenaga kerja (work force analisis)

                WFA adalah suatu proses penentuan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat mempertahankan kontinyuitas kegiatan perusahaan secara normal sehingga selain junlah tenaga kerja yang telah ditentukan dengan analisis beban kerja, harus diperhitungkan absensi dan perputaran tenaga kerja.

                WFA = WLA + % absensi (WLA) + % LTO (WLA)

Lanjutan ….

                Misal dari contoh 1 di natas, untuk tingkat ketidakhadiran tenaga kerja ditentukan 10%, dan perputaran tenaga kerja (LTO) ditentukan 4%, maka jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan adalah : 45 orang + 10%(45orang)+ 4%(45 orang)= 51,3 orang, dibulatkan ke atas menjadi 52 orang.

d. Menghitung tingkat absensi.

                                    hari kerja yang hilang

                Tingkat absensi =------------------------------------ x 100%

                                    hari kerja yang seharusnya

e. Tingkat perputaran SDM (Labour turn oven)

                Menurut Barry Cushway (1994:31),

                     Jumlah tenaga kerja yang keluar    

      LTO = ----------------------------------------------------------- x 100%

                Rata-rata tenaga kerja pada periode tersebut